Privacybeleid voor employer branding en werving bij NORMAL Netherlands

Publicatiedatum: 02-06-2025

Bij Normal Netherlands B.V. ('NORMAL') geven we prioriteit aan vertrouwelijkheid en gegevensbescherming, en u kunt meer lezen over onze verwerking van uw persoonsgegevens in dit privacybeleid.

Normal Netherlands B.V., ondernemingsnummer (KVK) 70294291, Oudegracht 163, 3511 AL Utrecht, Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die onder dit privacybeleid vallen.

Contactgegevens: dataprivacy@normal.eu.

1. Wij verwerken uw persoonsgegevens

Wanneer u solliciteert voor een job bij NORMAL verwerken we uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waarover u hieronder meer kan lezen.

Wij verwerken en bewaren persoonsgegevens alleen wanneer en zolang als nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of indien nodig om te voldoen aan de wet.

1.1 Als u solliciteert voor een job bij NORMAL

Legitiem doel en rechtsgrondslag

Wanneer u solliciteert, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te beoordelen met betrekking tot een geadverteerde of mogelijke toekomstige functie. Wij verwerken de persoonsgegevens die u verstrekt in uw sollicitatiemateriaal en de gegevens die u verstrekt in verband met het uploaden van de sollicitatie op onze website, waaronder:

• Gewone persoonsgegevens, waaronder bijvoorbeeld naam, contactgegevens, werkverleden, opleiding, vaardigheden, foto, leerjaar, gewenst aantal uren, enz. De verwerking vindt plaats ter bescherming van uw en onze belangen bij de beoordeling van uw sollicitatie en uw kwalificaties, zie art. AVG art. 6(1)(f).
• Gewone persoonsgegevens die we verzamelen via openbaar beschikbare media (bv. LinkedIn), waaronder werkgeschiedenis, opleiding, kwalificaties, enz. De verwerking vindt plaats ter bescherming van uw en onze belangen bij de beoordeling van uw sollicitatie en uw kwalificaties, zie art. AVG art. 6(1)(f).

Onthulling

Voor zover nodig om uw en onze belangen bij de beoordeling van uw sollicitatie te beschermen, kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan relevante zakenpartners, waaronder softwareleveranciers, wervingsbureaus enz.

Beleid inzake bewaring

Wij bewaren uw sollicitatiemateriaal tot 4 weken na het einde van het wervingsproces. Wij kunnen uw sollicitatie voor een langere periode bewaren, met een maximum van 6 maanden, als u ermee hebt ingestemd dat wij uw sollicitatie opslaan om contact met u op te nemen over een mogelijke toekomstige functie, waarover u meer kunt lezen in paragraaf 1.4.

Onder specifieke omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren indien wij dit noodzakelijk achten om ons te verdedigen tegen een mogelijke rechtsvordering, zie art. AVG art. 6(1)(f) en AVG art. 9(2)(f).

1.2 Als u deelneemt aan een sollicitatiegesprek bij NORMAL

Legitiem doel en rechtsgrondslag

Wanneer u deelneemt aan een sollicitatiegesprek bij NORMAL, verwerken wij uw persoonsgegevens om uw kwalificaties te beoordelen en of u de juiste kandidaat bent voor de betreffende functie, met inbegrip van:

• Gewone persoonsgegevens die u in uw sollicitatiemateriaal hebt verstrekt, waaronder bijvoorbeeld naam, contactgegevens, werkgeschiedenis, opleiding, vaardigheden, leerjaar, gewenst aantal uren, enz. De verwerking wordt uitgevoerd om uw en onze belangen te beschermen om u en uw kwalificaties te kunnen beoordelen, zie AVG art. 6(1)(f).
• Gewone persoonsgegevens die wij over u noteren in verband met het wervingsproces, waaronder bijvoorbeeld interne notities, assessments of evaluaties. De verwerking wordt uitgevoerd om uw en onze belangen te beschermen om u en uw kwalificaties te kunnen beoordelen, zie AVG, art. 6(1)(f).
• Gewone persoonsgegevens die we verzamelen via openbaar beschikbare media (bv. LinkedIn), waaronder informatie over uw uiterlijk, werkverleden, opleiding, kwalificaties, enz. De verwerking wordt uitgevoerd om uw en onze belangen te beschermen bij de beoordeling van u en uw kwalificaties, zie AVG art. 6(1)(f).
• Vertrouwelijke en gevoelige persoonsgegevens die worden verzameld in verband met persoonlijkheids- of IQ-tests, met inbegrip van testresultaten, evaluatie- en feedbackmateriaal. De verwerking gebeurt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, zie AVG art. 9(2)(a).
• Gewone persoonsgegevens die we verzamelen uit referenties waarvoor u ons toestemming hebt gegeven om contact op te nemen, waaronder bijvoorbeeld informatie over werktaken, prestaties, enz. De verwerking wordt uitgevoerd om uw en onze belangen te beschermen om u en uw kwalificaties te kunnen beoordelen, zie AVG art. 6(1)(a).

Onthulling

Voor zover nodig om uw en onze belangen te beschermen bij het beoordelen of u de juiste kandidaat voor de functie bent, kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan relevante zakenpartners, waaronder bijvoorbeeld softwareleveranciers, wervingsbureaus, testbureaus enz.

Als we referenties over u verkrijgen van uw vorige werkgevers, zullen we informatie dat u hebt gesolliciteerd voor een baan bij NORMAL bekendmaken aan de referenties waarvoor u ons toestemming hebt gegeven om contact op te nemen.

Beleid inzake bewaring

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 4 weken na het einde van het wervingsproces.

Onder specifieke omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren indien wij dit noodzakelijk achten om ons te verdedigen tegen een mogelijke rechtsvordering, zie AVG art. 6(1)(f) en AVG art. 9(2)(f).

1.3. Als u een baan aangeboden krijgt bij NORMAL

Legitiem doel en rechtsgrondslag

Als u een job bij NORMAL aangeboden krijgt, verwerken wij uw persoonsgegevens met het oog op het aangaan van een arbeidsovereenkomst met u, zoals bijvoorbeeld:

• Gewone persoonsgegevens, waaronder bijvoorbeeld naam, adres, contactgegevens, salaris en andere arbeidsvoorwaarden, enz. De verwerking vindt plaats om een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan en om uw en onze belangen in dit verband te beschermen, zie art. AVG. 6(1)(b) en AVG art. 6(1)(f).

- Vertrouwelijke persoonsgegevens, waaronder uw burgerservicenummer (BSN), zie artikel 46 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of uw verklaring omtrent het gedrag, zie AVG art. 6(1)(f).

Onthulling

Voor zover nodig om uw en onze belangen bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst te beschermen, kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan relevante zakenpartners, waaronder bijvoorbeeld softwareleveranciers, wervingsbureaus enz.

Bewaarbeleid

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij hebben verzameld in het kader van het wervingsproces in overeenstemming met onze interne richtlijnen voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, waarover u tijdens het wervingsproces op de hoogte wordt gebracht.

1.4 Als we uw sollicitatiemateriaal willen opslaan om contact met u op te nemen over toekomstige vacatures

Legitiem doel en rechtsgrondslag

Indien uw sollicitatie niet leidt tot een job bij NORMAL, maar wij uw sollicitatie relevant achten om te bewaren om u te contacteren voor eventuele toekomstige vacatures, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

• Algemene persoonsgegevens, waaronder bijvoorbeeld naam, contactgegevens, werkgeschiedenis, opleiding, vaardigheden, gewenst aantal uren, enz. De verwerking vindt plaats ter bescherming van uw en onze belangen om contact met u op te kunnen nemen voor een eventuele toekomstige tewerkstelling en alleen als u uw toestemming hebt gegeven, zie AVG art. 6(1)(a).

Onthulling

Voor zover nodig om uw en onze belangen te beschermen om contact met u op te nemen voor mogelijke toekomstige vacatures, kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan relevante zakenpartners, waaronder bijvoorbeeld softwareleveranciers en dergelijke.

Beleid inzake bewaring

Wij bewaren uw sollicitatie voor een periode van maximaal 6 maanden nadat u ons uw toestemming heeft gegeven.

Onder specifieke omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens langer bewaren indien wij dit noodzakelijk achten om ons te verdedigen tegen een mogelijke rechtsvordering, zie AVG art. 6(1)(f) en AVG art. 9(2)(f).

1.5 Als u contact met ons opneemt

Legitiem doel en rechtsgrondslag

Als u contact met ons opneemt en een profiel aanmaakt (om informatie over huidige of toekomstige vacatures bij ons te kunnen ontvangen), verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u om contact met u op te nemen als er een vacature vrijkomt die voor u interessant is:

• Originele persoonsgegevens, waaronder bv. naam, contactgegevens. De verwerking is gebaseerd op uw toestemming en om uw en onze belangen te beschermen om contact met u op te kunnen nemen wanneer er een vacature ontstaat die voor u interessant is, zie AVG art. 6(1)(a).

Onthulling

Voor zover nodig om uw en onze belangen te waarborgen om contact met u op te kunnen nemen wanneer zich een interessante vacature voordoet, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan relevante zakenpartners, waaronder bijvoorbeeld softwareleveranciers etc.

Beleid inzake bewaring

We slaan uw persoonsgegevens op en verwerken deze om contact met u op te nemen gedurende 6 maanden nadat u de jobagent hebt aangemaakt. Na deze periode sturen we u een e-mail met de vraag om te bevestigen dat u de jobagent nog steeds wilt hebben. Als we niets van u horen, worden de jobagent en uw persoonsgegevens daarna verwijderd.

2. Overdrachten naar derde landen

Als het noodzakelijk is voor onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunnen wij persoonsgegevens doorgeven aan derde landen buiten de EU/EER. Overdracht van persoonsgegevens naar derde landen vindt alleen plaats als we een wettelijke basis hebben, waaronder:

• Als de Europese Commissie heeft besloten dat het derde land een adequaat niveau van gegevensbescherming waarborgt, zie AVG artikel 45,
• Als wij of de gegevensimporteur passende waarborgen kunnen bieden, bijvoorbeeld door het aangaan van standaardcontracten van de Europese Commissie, zie AVG art. 46, of
• Als een of meer van de uitzonderingen in AVG art. 49 van toepassing zijn.
• Als persoonsgegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals Stand Contractual Clauses (SCC's) en indien nodig aanvullende maatregelen.

Als u meer informatie wilt over transfers naar derde landen, kunt u altijd contact met ons opnemen via dataprivacy@normal.eu.

3. Als u uw toestemming wilt intrekken

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via dataprivacy@normal.eu Of rechtstreeks via onze carrièresite via de link naar onze sectie Gegevens en Privacy.

Als u uw toestemming intrekt, houd er dan rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van onze verwerking tot het moment dat u uw toestemming intrekt, en dat we in bijzondere gevallen het recht hebben om uw persoonsgegevens te blijven verwerken, bijvoorbeeld om ons te verdedigen tegen een mogelijke rechtsvordering.

4. Rechten van betrokkenen

U kunt contact opnemen met NORMAL als u informatie wilt over de persoonsgegevens die wij van u verwerken en voor welke doeleinden. Als betrokkene heeft u de volgende rechten wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken:

• U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken
• U hebt het recht om bezwaar te maken tegen onze verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens
• U heeft het recht op rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens, behoudens bepaalde wettelijke uitzonderingen, waaronder de Nederlandse Wet op de Boekhouding.
• U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te beperken
• Onder specifieke omstandigheden kunt u ook vragen om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen, evenals de overdracht van de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (gegevensportabiliteit).

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen of als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via dataprivacy@normal.eu. Of rechtstreeks via onze carrièresite via de link naar onze sectie Gegevensbescherming.

5. Klachten

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. We hopen echter dat u altijd eerst contact met ons opneemt, zodat we een redelijke oplossing kunnen vinden. U kunt altijd contact met ons opnemen via dataprivacy@normal.eu.

Contactgegevens en richtlijnen voor klachten van uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit vindt u hier: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

6. Beveiligingsmaatregelen

Wij hechten veel waarde aan de beveiliging van persoonsgegevens en hebben er daarom een sterke focus op om ervoor te zorgen dat wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen, beoordelen wij voortdurend de risico's die verbonden kunnen zijn aan onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wij besteden bijzondere aandacht aan de bescherming van uw persoonsgegevens tegen discriminatie, identiteitsdiefstal, economisch verlies, verlies van reputatie en vertrouwelijkheid.

In het geval van een inbreuk op de beveiliging die een hoog risico voor uw rechten met zich meebrengt, zullen wij u zo snel mogelijk op de hoogte stellen van de inbreuk op de beveiliging.

7. Amendementen

We behouden ons het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd bij te werken. In het geval van updates zal de datum onderaan het privacybeleid worden gewijzigd. Het privacybeleid dat op een bepaald moment van kracht is, is beschikbaar op onze website.